规章制度

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院办规章
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  第一条               总则

  为了规范我院的合同管理制度,避免合同纠纷,维护学院合法权益,现根据《中华人民共和国合同法》及最高人民法院有关司法解释,结合我院的实际情况,制定本办法。

  第二条 适用范围

  1、学院工程承包发包、教育服务、合作办学、技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让、加工承揽、仓储保管、财产租赁、物业管理、财产保险、土地使用权转让、资金借贷、物资设备购进和教材、图书购销等业务,都应当签订书面合同(零星小额采购除外)。

  2、学院签订合同适用本办法。

  第三条 合同的拟订

  1、在合同的前期准备过程中,相关单位首先要反复论证,并将业务项目的基本情况及项目可行性分析报告,以书面形式向分管院领导汇报。

  2、一般合同的谈判、拟订由经办单位负责,标的额较大的项目,其合同的谈判、拟订工作,由院长或分管院领导组织或主持合同管理联席会议决定。
  第四条 合同的
报批条件

  1、经学院公开招、投标形成的合同,必须附有招、投标结果及相关单位审核意见。
  2、所有合同报批单必须有相关单位负责人审核意见以及经办人签字。
  3、有附件的合同要写明附件的内容及数量。
  4、对外合同应备正式合同一式六份,对内合同一式四份,供学院存档及相关单位履行合同使用。

  第五条 合同报批、管理程序

  非经济类合同报批、管理程序:

  1、填写统一样式的《惠州学院合同联审单》。

  2、经办单位将合同联审单送相关单位负责人签署意见

  3、经办单位将签署意见后的联审单附合同原件送院长办公室初审。

  4、院长办公室(副)主任签署意见后呈分管院领导审批。

  经济类合同报批、管理程序:

  1、填写统一样式的《惠州学院合同联审单》。

  2、经办单位将合同联审单送相关单位负责人签署意见。

  3、经办单位将相关单位负责人签署意见后的联审单分两种情况处理:标的额5万元以下,直接送财务处审核,经财务处负责人签署意见后附合同原件送院长办公室审查;5万元以上的应送审计室、财务处、纪委监察室审核后,附合同原件送院长办公室审查。

  4、将分管院领导已审核的合同由院长办公室转呈院长签署。

  5、院长办公室将院领导签署的合同进行登记、签章,并负责催办和督办,检查各单位合同履行情况。

  6、涉及学院财务支付的合同由院长办公室直接转财务处。

  第六条 合同管理联席会议

  合同管理联席会议处理学院合同管理中的重大事项(基建合同50万元以上,其它合同10万元以上),及院领导交办的拟审批合同。

  合同管理联席会议由以下人员及单位负责人组成:学院院长、分管院领导、院长办公室、财务处、纪委监察室、审计室,学院法律顾问、合同经办单位及合同经办人。200万元以上的合同,以及院长认为需要提交院长办公会决定的,交院长办公会决定。

  第七条 合同归档制度

  1、院长办公室负责以学院名义签订的合同统一存档。学院合同订立后,学院印章保管人在合同签章时应留存合同正本及附件一份,并转学院档案室保管。

  2、学院各部门经授权代表学院签订的合同,仍按以上规定在合同签订后3个工作日内(遇法定节假日自动顺延)与授权书一并交院长办公室归档。凡逾期不移交的,学院将追究有关部门领导责任。

  3、院长办公室设立合同专柜。凡需查阅或复制合同档案材料的,须经院长办公室批准;院长办公室如需外借合同档案材料,须经学院院长批准;其他单位或个人不准外借合同档案材料。

  第八条 合同年检制度

  每年1月份,学院对上年度的合同管理情况进行年检。院长办公室协助主管领导召开合同管理工作年检会议,合同管理联席会议成员参加会议,院长办公室及各合同经办单位分别向会议报告合同管理情况,会议对上年度合同管理情况进行全面检查总结。

  第九条 合同规范制度

  学院对内对外签订的合同一律参照各类合同的示范文本,其内容一般包括:(一)当事人的名称或者姓名和住所;(二)标的;(三)数量;(四)质量;(五)价款或者报酬;(六)履行期限、地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法。

  第十条 合同责任制度 

  1、学院签订的合同(含学院委托各单位签订的合同)一律要遵守本办法之规定。各单位不得擅自以本单位的名义对外签订合同。

  2、在签订、履行合同过程中,严禁合同经办单位恶意拆分合同(含补充合同),降低标的额,规避有关法律法规及学院有关部门的审查。

  3、在签订、履行合同过程中,严禁相关单位和个人为交易方提供应保密的内幕信息,收受交易方的商业贿赂。合同签订生效后,经办单位应秉承公平、诚信的原则有效地履行合同。合同到期后,合同经办单位应根据具体情况,采取积极措施终止或办理续签手续。

  4、    对于在签订、履行合同过程中,因严重不负责任、滥用职权、或收受商业贿赂,给学院造成经济损失的责任人,学院将严肃查处。

  违反以上四项规定者,情节较轻的,对负有责任的主管领导及直接责任人给予批评教育;情节严重的,给予行政处分并视具体情况责令其按一定比例承担损失;情节特别严重,损失特别重大的,依法提请司法机关追究其刑事责任。

  第十一条 附则

  1、重大设备采购、基建项目等需要招标的合同,仍依据有关法律法规及我院文件规定进行招投标活动,但合同报批应按本办法执行。

  2、本办法中所称“以上”均包括本数在内。 

  3、本办法自印发之日起执行。

  4、本办法由院长办公室负责解释。

 

附件:《惠州学院合同联审单》

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