规章制度

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院办规章
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    综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件。为更好地提供利用服务和保护学院档案,根据《惠州学院档案管理办法》、《惠州学院各类档案管理实施细则》和《惠州学院保密工作规定》,结合学院近年来利用服务的实际制定本制度。

    一、学院综合档案室所保存的档案资料主要为学院提供利用服务,同时亦为社会提供利用服务。利用档案属于公益目的的,不得收取费用;属于个人或者商业目的院外人员及学院毕(结)业生利用学籍档案,需按规定收取一定的档案保护费。综合档案室根据粤价[2007]186号《关于进一步规范我省高等学院收费管理的通知》规定收费,所收费用上缴学院财务处。

    二、学院师生须凭个人有效证件,院外单位及个人须持个人有效证件及所在单位证明,在办理相关查阅利用审批登记手续后,均可利用已公布的档案。

    三、利用档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续。档案管理人员对被查阅及借阅的档案材料应仔细清点,核查无误后方可签字注销。查阅者应按要求将所查内容题名、案卷号、利用目的和用途、复印页数、借阅期限等情况登记清楚。查阅利用者还有义务将利用情况、社会效益等信息反馈给综合档案室。

    四、查阅利用者未经同意不得摄制、复制、转借档案材料,不得随意摘抄无关的档案材料;如确需要摘抄,应当经综合档案室主任审批,在档案管理人员认真核对摘抄材料后,方可盖章。

    五、查阅利用者不得撕去其中文件,不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;借阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任,如发现有损坏、丢失、泄密等情况,将按相关法律规定追究责任。

    六、一般情况下,档案资料不借出,确需借出的,须经主管档案工作的院长办公室负责人审批,由学校职能部门或在岗在职的教职工经办,到综合档案室履行登记借阅手续,并按规定及时归还。需续借者,应重新办理借阅手续,对无故逾期不还者,应停止其借阅。

    对调出以及离、退休人员,在办理调离和退休手续前,必须清还档案,没有办理档案清还手续的,人事部门不予办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。

    七、利用学院的档案资料及证件,必须按要求填写《惠州学院利用档案资料、证件审批表》并审批,综合档案室凭审批表给予查阅、借阅利用。

    以下档案资料的利用须填写审批表:

    (一)需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,须经学院保密工作部门批准。对提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件,如有特殊需要,应当经主管领导批准。

    (二)学院各部门调阅档案,原则上只能调阅本部门形成的档案,如因工作需要调阅其他职能单位形成的档案,须经档案形成职能单位和主管档案工作的院办负责人审批,方能调阅。

    (三)调阅本校党委会议记录、行政会议记录以及学校重要档案材料,须经主管档案工作的院办负责人审批,必要时报请党委书记或院长审批后,限定性地阅读有关内容。因工作需要确需借出的,须经院办负责人审批,报请党委书记或校长批准。

    (四)调阅有关人员的处分、处理材料,属于一般干部、职工、学生和科级干部的,须经档案形成部门和主管档案工作的院办负责人审批,属处级干部的须经党委书记或院长批准。

    (五)调阅财会档案须经调阅人单位负责人和财务处负责人以及主管档案工作的院办负责人审批,并由财务处负责人指定财务处工作人员陪同前往综合档案室协助查阅。

    (六)涉及未公开的技术问题或非公开的科研课题档案,原则上只提供给其本人或参与课题研究工作的有关人员利用。学院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人同意并经档案形成部门及分管领导审批后,方能调阅。

    (七)学籍档案内含个人隐私,他人不得随意查阅、复制和扩散。学籍档案原则上不对外提供利用,特殊情况下,院外单位须出具单位证明并说明用途,经院长办公室负责人审批后方可利用学籍档案。

    八、出版类的“审稿意见”,不宜与被审稿的作者见面,只提供给该出版物的编辑人员利用。

    九、毕(结)业生需要利用本人学籍档案,凭本人毕(结)业证和身份证办理。委托他人利用其学籍档案,必须有委托人的书面委托证明,并附委托人的毕(结)业证和身份证复印件。同时,代办者应出示本人的身份证明。

    十、原则上不受理电话、电子邮件等形式查阅档案的具体内容。外国机构和外国驻华机构利用档案的,按我国国家和学院有关外事规定办理。

    十一、未经学校授权和上级主管机关的批准,任何组织和个人都无权公布档案。

    十二、有下列行为之一的,学院可直接对负责人和其他相关人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

    (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

    (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

    (三)涂改、伪造档案的;

    (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

 

    附件:惠州学院利用档案资料、证件审批表

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