根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国消防法》《高等学校档案管理办法》和《惠州学院档案管理办法》等法律法规和规章制度，特制定本制度。
一、严格遵守安全保密制度及工作程序，实行“谁主管、谁负责”的原则，做到严格管理、责任到人、严密防范、确保安全。
二、档案入库时，由库房责任人认真清点案卷数量，检查案卷质量，防止虫、霉档案入库。对于涉密档案，必须依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的有关规定确定密级。
三、档案工作中形成的废纸（含复印纸）和档案整理过程中取出的不需归档的材料，必须集中统一销毁，不得随意处理。
四、经鉴定需要销毁档案材料时，按规定写出鉴定报告，并登记造册，经主管领导批准，由两人以上监销，并到指定地点销毁。
五、档案工作人员要严守国家秘密，不得擅自复印、摘抄或传播具有密级性质的档案资料或内容。严禁将涉密档案资料或内容在互联网上公布。严禁在通信来往、电子邮件、无保密措施的有线和无线通讯中传递涉密档案内容。严禁在公共场所和私人交往中泄露档案中记载的涉及国家秘密的内容。
六、一般情况下，密级档案资料的查阅应由主管档案工作的校办领导审批，必要时由学校党委书记或校长批准，同时仅供在档案阅览室限定性查阅。利用者应承担密级档案资料的安全。
七、存储、处理学校档案的计算机信息系统按照涉密程度实行分级保护，应当加强对涉密信息系统的管理，任何组织和个人不得由下列行为：
（一）将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其他公共信息网络；
（二）在未采取防护措施的情况下，在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换；
（三）使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理密级档案；
（四）擅自卸载、修改涉密信息系统的安全技术程序、管理程序；
（五）随意将涉密存储设备赠送、出售、丢弃或者改作其他用途。