惠州学院档案归档移交工作制度
为使我校档案归档、移交、接收工作更加规范化、制度化，根据《高等学校档案管理办法》和《惠州学院档案管理办法》等法律法规，特制定本制度。
一、检查归档
1.学校各部门的兼职档案员应能准确判断本部门产生形成的有保存价值的归档材料，并及时进行收集、整理、归档，对无凭证作用或利用价值的档案材料不予归档；移交归档的档案材料必须是原件、有公章和日期；
2.为了保证归档材料的质量，综合档案室负责接收档案的工作人员要认真检查归档材料，对于纸张不符合规定、字迹不清楚、文件缺页、没有盖章的文件材料应当退回归档部门，应当让其按要求改正后再移交。
二、移交时间
1.学校各部门应当在每年5月底前归档移交上一年度的档案材料；
2.学籍类档案应于学生毕业后3个月内归档移交；
3.科研、基建、仪器设备和专题性的成套档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后3个月内归档移交；
4.财会类档案归档后，在财务处保管2年后向学校综合档案室移交；
5.实物类档案应在活动结束后三个月内向学校综合档案室移交。
三、移交手续
1.向综合档案室移交已归档的档案材料时，应按综合档案室的要求提交一式两份的移交清单，移交清单上应有兼职档案员、部门负责人签名，并加盖部门印章；
2.综合档案室接收归档材料时与移交人共同清点，经查对无误后，移交人和接收人在移交清单上签名并写上移交日期，交接双方签名后各执一份备查；
3.如当年没有移交档案材料，应提交一份有兼职档案员和部门负责人签名的情况说明，并加盖部门印章。